Votre entreprise évolue, vous allez déménager, mais vous ne savez pas comment vous y prendre avec vos collaborateurs ? Pas de panique ! Nous allons vous aider à gérer cette étape afin que vous puissiez rassurer vos collaborateurs. Déménager n’est pas simple, il faut un minimum d’organisation surtout quand c’est à titre professionnel. Notre grande générosité nous amène à vous proposer 4 conseils pour que vos collaborateurs déménagent dans les meilleures conditions.

Communiquer

C’est la clé principale d’un déménagement serein. Changer de locaux n’est pas anodin et cela peut bousculer les habitudes prises par vos collaborateurs. Afin d’assurer un déménagement sans encombre, il faudra communiquer régulièrement avant la date du déménagement. Pour cela, vous pouvez faire un point lors de vos réunions hebdomadaires ou bien utiliser Linkky ! Vous informez vos collaborateurs sur l’avancée des démarches et de l’organisation du déménagement, cela vous permettra de faciliter le dialogue et l’entraide pour que les choses avancent dans le bon sens et que tous vos collaborateurs aient les bonnes informations au bon moment.

Nommer un responsable du déménagement

Vous pouvez aussi désigner un responsable en charge du déménagement pour chaque service (si votre entreprise compte beaucoup de collaborateurs) qui incarnera le discours d’entreprise avant, pendant et après votre installation. Cela vous soulagera et vos collaborateurs sauront à qui s’adresser en cas d’interrogations, la communication sera plus fluide et les informations mieux transmises. Un responsable de déménagement responsabilisera chaque service quant à leur implication dans ce projet. Ainsi, chacun de vos collaborateurs pourra échanger de manière plus personnalisée avec le responsable sur le déménagement. C’est également un gain de temps, à condition que le ou la responsable soit bien formé !

Faire les démarches obligatoires dans les temps

  • Le changement d’adresse : ce changement d’adresse entraîne un changement statutaire de votre entreprise. Il faudra donc faire une déclaration de transfert du siège social. Cette déclaration devra être effectuée dans un délai d’un mois après la prise de décision du changement de lieu, un acte modification devra donc être rédigé.

  • L’accès à internet et la téléphonie : vous et vos collaborateurs devez pouvoir avoir accès à Internet en arrivant dans vos nouveaux locaux. Pour cela, vos démarches de changement d’adresse ou de changement de fournisseurs doivent être effectuées dans un délai qui varie entre 5 jours et 3 semaines. Par exemple, si vous êtes chez Bouygues Telecom et que vous souhaitez connaître les démarches à faire pour votre changement d’adresse, il vous suffit de cliquer ici. Vous aurez les contacts de l’agence la plus proche de vos locaux.

  • La mise en service de l’énergie : il faut compter seulement une dizaine de jours pour une mise en service pour les compteurs de gaz et d’électricité. Par exemple, si vous avez pour projet d’ouvrir votre compteur avec le fournisseur historique, EDF, voici un article qui pourrait vous aider.

 Rester disponible après le déménagement

 Le dernier conseil que nous pouvons vous donner est de rester disponible après le jour J. Vous n’y couperez pas, des dysfonctionnements seront à l’ordre du jour, il faudra donc les régler assez rapidement mais dans le calme et la bonne humeur. Les responsables de déménagement seront donc encore une fois des interlocuteurs privilégiés dans la communication et l’action.

Vous n’avez plus qu’à faire vos cartons et vous installer dans vos nouveaux bureaux !


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